Was ist ein Leistungsverzeichnis?
Das Leistungsverzeichnis wird in Deutschland für Ausschreibungen und Bauprojekte oder auch andere Dienstleistungen verwendet. Darin sind alle Leistungen detailliert beschrieben. Der Auftragnehmer weiß genau, welche Leistungen er zu erbringen hat. Damit ist die Grundlage für die Angebotserstellung und Vergabeentscheidung gegeben. Im Vergabeprozess sorgt das Leistungsverzeichnis für Transparenz, Vergleichbarkeit und Rechtssicherheit. Die Mieter haben damit die Möglichkeit, ihre Angebote auf einer klaren und einheitlichen Basis zu erstellen.
Auch in anderen Bereichen, in denen Dienstleistungen oder Lieferungen ausgeschrieben werden, kommt das Leistungsverzeichnis zum Einsatz. Missverständnisse werden vermieden, und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben. Deshalb ist es wichtig, dass die Beschreibung präzise und vollständig ist.
Das Leistungsverzeichnis dient auch als Kontrollinstrument. Die Qualität der ausgeführten Arbeiten kann überprüft und dokumentiert werden, weil die Leistungsbeschreibung klar definiert wurde. So haben sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer Sicherheit und Verlässlichkeit im gesamten Projektverlauf.
Warum ist ein sorgfältig erstelltes LV so wichtig?
Durch ein klar definiertes Leistungsverzeichnis kann Missverständnissen vorgebeugt werden. Alle Beteiligten wissen, wie die auszuführenden Arbeiten auszusehen haben. Deshalb ist es wichtig, dass klare Formulierungen definiert werden. So werden Fehlinterpretationen und spätere Streitigkeiten vermieden. Wenn Leistungen nicht präzise beschrieben sind, besteht die Gefahr, dass Bieter unterschiedliche Annahmen treffen, was zu erheblichen Abweichungen in der Angebotserstellung führen kann.
Der Auftraggeber kann durch eine detaillierte Beschreibung seiner geforderten Leistungen Angebote besser vergleichen. Die Mieter wiederum haben eine einheitliche Grundlage, auf der sie ihre Kalkulation durchführen können. Das führt zu fairen und realistischen Angeboten. Ohne ein klar strukturiertes LV kann es schwierig werden, die Preis- und Leistungsunterschiede der eingereichten Angebote nachzuvollziehen und eine fundierte Vergabeentscheidung zu treffen.
Der Auftraggeber kann die eingehenden Angebote hinsichtlich des Preises und der Leistung gerecht bewerten, wenn die Leistungsbeschreibung präzise durchgeführt wurde. Somit kann er den Zuschlag dem wirtschaftlichsten Angebot erteilen. Die Mieter haben Chancengleichheit, da sie alle auf der gleichen Informationsbasis kalkulieren und ihr Angebot abgeben.
Mit einer vollständig und eindeutig formulierten Leistungsbeschreibung wird eine klare vertragliche Grundlage gebildet. Das Risiko von Nachträgen entfällt. Es kann auch nicht zu Streitigkeiten während der Ausführungsphase kommen. Sollte es doch einmal zu Unklarheiten und Streitigkeiten kommen, kann das Leistungsverzeichnis als objektive Referenz herangezogen werden. So können klare Lösungen geschaffen werden.
Wie sieht der Inhalt und Aufbau eines Leistungsverzeichnisses aus?
Das Leistungsverzeichnis hat eine klare Struktur. Hier werden alle relevanten Informationen niedergeschrieben. Sie werden klar gegliedert. Natürlich kann der Aufbau des Leistungsverzeichnisses je nach Branche und Projekt variieren. Einige Elemente sind allerdings üblicherweise enthalten.
Zunächst einmal wird der Projektname, der Bauherr oder Auftraggeber genannt. Weiterhin wird der Standort des Projektes festgelegt. Falls es Planer oder beteiligte Ingenieure gibt, werden diese ebenfalls genannt. Das ist der Rahmen für das Projekt.
Als Nächstes werden alle auszuführenden Arbeiten detailliert beschrieben. Es werden Umfang und Art der Leistungen festgelegt. Dabei werden Qualitätsstandards festgelegt, technische Anforderungen beschrieben und auch eventuelle verwendete Materialien genannt. Es ist wichtig, dass die Beschreibung so präzise wie möglich ist. Damit gibt es weniger Spielraum für Interpretationen. Die erwarteten Ergebnisse sind somit klar. Falls es erforderlich ist, werden exakte Mengenangaben und Maße genannt. Das ist wichtig für die Kalkulation der Angebote, die die Anbieter abgeben. Das können zum Beispiel Stückzahlen, Flächen, Volumina oder Längenmaße sein. So ist der Bieter in der Lage, dass er sein Angebot korrekt berechnen kann. Kostenabweichungen gibt es hier dann nicht mehr.
Qualitätsstandards sind wichtig
Es ist besonders wichtig, dass die geforderte Qualitätsstandards festgelegt wird. Auch die Spezifikation der verwendeten Materialien muss klar definiert werden. Man kann hierbei auf Normen oder technische Datenblätter zurückgreifen. Es gibt auch Herstellervorgaben, die im Leistungsverzeichnis genannt werden können. Damit wird sichergestellt, dass die ausgeführten Arbeiten den Erwartungen entsprechend Material und Qualität entsprechen.
Ein weiterer wichtiger Punkt des Leistungsverzeichnisses ist der festgelegte Zeitrahmen. Das können Meilensteine sein, die Ausführung von verschiedenen Arbeiten innerhalb des Projektes oder der komplette Fertigstellungstermin. So kann der Anbieter seine Arbeiten realistisch planen und eine entsprechende Koordination vorgeben. Der Auftraggeber kann außerdem die Zeitvorgaben klar überwachen und so den gesamten Projektfortschritt begleiten.
Es kann manchmal auch vorkommen, dass ein Auftraggeber spezielle Anforderungen hat. Das kann zum Beispiel Sicherheitsvorschriften oder Zugangsbeschränkungen enthalten. In manchen Branchen gibt es auch Umweltauflagen, die zu beachten sind. Solche besonderen Bedingungen müssen detailliert beschrieben werden. Nur so kann der Mieter sie später bei seiner Ausführung berücksichtigen.
Checkliste für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
Wir haben nun über die Planung und Strukturierung des Leistungsverzeichnisses gesprochen. Im Folgenden geben wir eine Checkliste, die als Leitfaden dienen kann. Damit wird sichergestellt, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
- Projektdaten vollständig aufnehmen: Der Auftraggeber und der Projektname sind wichtig. Außerdem muss der Standort und die beteiligten Partner klar benannt werden
- Eindeutige Leistungsbeschreibung: Die auszuführenden Arbeiten müssen detailliert genannt werden. Die Formulierung muss unmissverständlich beschrieben werden. Eine sehr genaue Leistungsbeschreibung führt zu verlässlichen Angeboten in ihrer Kalkulation.
- Korrekte Mengenangaben und Maße: Falls erforderlich, sollten Stückzahlen oder Mengenangaben formuliert werden. Auch benötigte Maße für Fertigung Stücke sollten exakt und nachvollziehbar angegeben werden.
- Notwendige Pläne und Zeichnungen beifügen: Skizzen, relevante Baupläne oder technische Zeichnungen müssen beigefügt werden. Irre Referenz muss klar sein, damit alle Beteiligten die Anforderungen visuell nachvollziehen können.
- Definierte Qualitätsstandards und Materialien: Hat der Auftraggeber spezielle Qualitätsanforderungen oder Normen, die erfüllt werden müssen, müssen diese in der Leistungsbeschreibung genannt werden. Auch spezielle Materialien müssen präzise beschrieben werden.
- Realistische Fristen und Zeitpläne: Meilensteine oder ein festgelegter Zeitrahmen für das Projekt müssen realistisch formuliert sein. Sie werden den Anforderungen des Projektes entsprechend abgestimmt.
- Berücksichtigung besonderer Anforderungen: Hat der Auftraggeber bestimmte organisatorische Bedingungen oder Sicherheitsvorschriften, müssen diese klar dokumentiert werden. Auch Umweltauflagen müssen klar benannt werden, damit der Auftragnehmer diese erfüllen kann.
Typische Fehler und wie können sie vermieden werden?
In der Regel wird ein Leistungsverzeichnis mit größter Sorgfalt erstellt. Es kann allerdings immer wieder vorkommen, dass Fehler auftreten. Damit wird der Ausschreibungsprozess erheblich erschwert. Auch die spätere Projektumsetzung kann dadurch gefährdet werden. Deshalb ist es wichtig, dass man die häufigsten Fehler kennt und sie vermeidet.
- Leistungen müssen so präzise wie möglich formuliert werden. Die Beschreibungen sollten klar und vollständig sein. Damit wird später kein Spielraum für Interpretationen oder Missverständnisse geliefert. Damit kann man Nachträge oder Streitigkeiten vermeiden.
- Klare Mengenangaben sind wichtig. Damit kommt es nicht zu Kosten. Abweichungen. Der Bieter kann seine Kalkulation besser durchführen und ein präzises Angebot vorlegen.
- Anforderungen müssen im Leistungsverzeichnis klar definiert werden. Sie müssen zuvor zwischen den beiden Parteien abgestimmt werden. So kann das Angebot besser erstellt werden und es führt später nicht zu Verwirrungen und Unsicherheiten.
- Der Zeitplan oder die Meilensteine müssen realistisch sein. Der Auftraggeber und Auftragnehmer stimmen sich hierbei ab. Enge und nicht praktikable Zeitvorgaben führen zu Verzögerungen. Es kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Auftragnehmer durch einen zu engen Zeitplan Abstriche bei der Qualität macht.
Der Auftraggeber ist dazu verpflichtet, besondere Anforderungen klar in der Leistungsbeschreibung zu nennen. Sie müssen ausreichend klar definiert werden. Der Auftragnehmer muss klar darauf hingewiesen werden, damit er diese besonderen Anforderungen nicht übersieht.
